推薦函的本意，是讓有學術工作背景的推薦人，以客觀的角度來描述申請人的表現。很多人的推薦函都寫的很官方很籠統，也抓不到重點，會不斷地重覆「這位學生表現優異」、「在學業與研究上都非常認真」之類的句子，這樣寫出來的推薦函會跟大多數申請者的推薦函非常相似，以致於無法勝過其他人選。另一個常犯的錯誤，就是推薦函跟 SOP 或 CV 內容重覆。
要避開常見的錯誤，寫一篇強而有力的推薦信，要掌握三大重點： Polite, Positive, and Precise
Polite:
正式的書信本來就應該有基本禮儀，教授與教授之前的通信來往更應該講究，推薦函的用語必需是非常正式而有禮貌。因為是正式的文件，文章寫好之後，最好打在官方的信紙上 (教授多會使用學校的信紙)。
Positive:
由於文化的不同，有些亞洲或歐洲國家的推薦者，會在推薦函裡面照實說出申請者的優缺點，但如果是申請國外學校用的推薦函，由其是美國，一定是要用非常正面的讚賞語氣。由於學校也知道，很多時候教授寫推薦信是出自於人情壓力，所以如果信裡面的優點寫得太籠統，幫助不大；相對的，如果推薦信裡面有任何一點負面的評價，學校幾乎是會完全信以為真，對你這個人大打折扣。所以推薦函，一定只能從優點著墨。如果大家的推薦函寫的都是好話，只有一封很公正的把申請者的缺點也指出來，那這位申請者大概就凶多吉少了。
Precise:
就如之前提過的，如果推薦函上寫說「這位學生非常聰明，而且學業上表現優異」，看起來就跟其他的申請者沒什麼區別，可以改進的方式，就是附上具體的例子來證明自己的優點以展現與眾不同之處。另外，也要誠實的表達申請者的學經歷，不應該作假。
照以下這個模式寫，細節可以再依自己的寫作習慣作調整：
1. 熱絡的開場白
在推薦函的開頭，要用非常熱絡的語氣，來表達出自己非常高興非常樂意推薦這位學生，例如：
"I am pleased/delighted to write this letter on behalf of XXX."
接著再介紹你是怎麼認識這位申請者的（在什麼場合？認識多久？是否曾共事？）
2. 學業或是研究上出色的表現
這是文章最主要的部分，沒有一定制式的寫法。你可以形容一下申請者參與過的研究，以及做過的事情對學術或社會有多大的貢獻。接著舉出實例，說明申請者在這些過程中所學到知識，來表現出申請者未來的潛力。
3. 得獎經歷
可以寫的事蹟包括：書卷獎或是各個大大小小的獎項、各類獎學金、曾經代表班級、系所或學校參加比賽、參加過研討會議、或是在期刊或研討會發表過論文。藉著列出參加過的比賽與得到的獎項，可以表達申請者有企圖心，讓 Admissions Committee 知道申請者未來有無限的潛力。
4. 教學經驗
Admissions Committee 會希望選進來的研究生有很好的學術潛力，其中，當然也包括了授課的能力。在美國大多數的研究生都會需要擔任助教，所以你的教學能力，會直接影響到這個系所授課的品質，也關係到系上學生未來的成就，如果有教學經歷的申請者，要提一下教學能力。
5. 課外活動與個人特質
除了學術方面的能力與成就以外，也可以提一些學術之外的活動，或待人處事上的優點，例如負責任、善解人意、表達能力很好，除了舉實證當例子以外，使用準確的用字也能加分許多，例如："pay attention to detail , comments are well thought out and clearly articulated" 不要用一些太平常的字 (nice, caring, warm, smart…..)，這些字太籠統了。
在文章的最後，應該以非常肯定的語氣，指出這位申請者毫無質疑的是你的第一人選，希望 committee 能夠給申請者一個機會。
最後，別忘記要在申請截止日前，禮貌性的提醒推薦人記得幫你把信寄出去，之後也要有禮貌地謝謝教授願意幫你這個忙。
如果你寫完後不放心，需要有人幫你看看的話，可以參考這裡 EssayCrafter。
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Update: 最近在與很多學生討論的過程中，許多人會因為自己從來沒有得獎的經驗，所以很困惑不知道要怎麼下筆。我建議可以多著墨其他的方面，例如: 這位學生學習、做事態度，與同儕之間的相處、合作時的溝通、領導能力等等。
舉個例子:
我的學生有次想要申請獎學金，雖然他的成績只是中等，但是他作事十分謹慎也很負責任。我與其他的老師討論後，覺得對他最有幫助的，就是將他平時負責任的工作表現用實例寫下來，最後他仍是順利的與其他那些拿過大大小小獎項的學生，一起爭取到獎學金 :
" Experimental work on this project requires careful planning and also significant time commitment. We have found XXXXX
如上，將對申請者印象最深的部份寫下，也是能加分的。
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